Dokumentacja medyczna to kluczowy element systemu opieki zdrowotnej, zawierający pełen zapis historii zdrowia pacjenta, wyniki badań, recepty, skierowania i wiele innych danych istotnych dla prawidłowego leczenia i monitorowania stanu zdrowia. Z punktu widzenia prawa, ważne jest nie tylko jej kompletne sporządzenie, ale także odpowiedni okres przechowywania. Zastanawiasz się, ile dokładnie czasu szpitale i przychodnie przechowują dokumentację medyczną swoich pacjentów? Odpowiedź jest ściśle określona ustawowo, z pewnymi wyjątkami. W poniższym artykule wyjaśniamy szczegółowe zasady oraz okoliczności, które mają wpływ na długość przechowywania dokumentacji medycznej.

Podstawowe zasady przechowywania dokumentacji medycznej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, okres przechowywania dokumentacji medycznej w Polsce wynosi zazwyczaj 20 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu. Takie postanowienie wynika z Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, która jasno określa terminy i warunki archiwizacji danych o zdrowiu pacjenta [2][3].

Oczywiście, dokumentacja ta obejmuje szeroki zakres dokumentów, takich jak historia choroby, wyniki badań, skierowania, recepty czy dokumenty obrazujące proces leczenia [3]. Czas przechowywania jest kluczowy dla prawidłowej obsługi praw pacjenta, możliwości prowadzenia działań kontrolnych, a także w celach archiwalnych, badawczych czy rozstrzygania sporów.

Wyjątki od standardowego okresu przechowywania

Istnieją liczne wyjątki od głównej reguły 20-letniego okresu przechowywania. Dotyczą one szczególnie wrażliwych przypadków, w których konieczne jest zachowanie dokumentacji dłużej. Najważniejsze z nich to:

  • Dokumentacja pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia. W takim przypadku okres przechowywania wydłuża się do 30 lat [2][3].
  • Dokumentacja zawierająca dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników. Takie dane muszą być przechowywane przez 30 lat, co pozwala na długookresowe monitorowanie stanów zdrowia pacjentów [1][2][3].
  • Dokumentacja medyczna dzieci do ukończenia 2. roku życia. Ze względu na szczególne potrzeby rozwojowe, trwa ona 22 lata od daty sporządzenia [2].
  • Skierowania na badania – jeśli zrealizowano świadczenie, dokumentacja musi być przechowywana przez 5 lat, a jeśli nie zrealizowano z powodu niezgłoszenia się pacjenta, co jest równoznaczne z brakiem wykorzystania skierowania, okres ten wynosi 2 lata. Jednakże, jeżeli pacjent odebrał skierowanie, okres przechowywania może się skrócić [2].
  Profilaktyka zdrowotna seniorów - filary aktywnego starzenia się

Procesy przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji

Przechowywanie dokumentacji medycznej obejmuje zarówno formę papierową, jak i elektroniczną. Aktualnie większość placówek korzysta z elektronicznych systemów archiwizacji, które zapewniają bezpieczeństwo danych zgodnie z obowiązującymi normami [4].

Ważne jest, aby dokumenty były właściwie zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, uszkodzeniem czy zniszczeniem. Zabezpieczenia obejmują zarówno fizyczne środki ochrony (np. specjalistyczne archiwa, systemy kontroli dostępu), jak i cyfrowe – szyfrowanie, kopie zapasowe i kontrola dostępu do informacji elektronicznych [4].

Wpływ rodzaju dokumentacji na czas jej przechowywania

Ponieważ okres przechowywania jest również zależny od charakteru i przeznaczenia dokumentacji, istnieją szczególne przepisy dla poszczególnych typów danych. Na przykład, dokumentacja związana z leczeniem poważnych chorób, monitorowaniem wyników krwi czy dokumentacja po zgonie pacjenta wymaga przede wszystkim dłuższego okresu archiwizacji. Dodatkowo, dokumentacja sporządzona dla celów sądowych lub ubezpieczeniowych musi spełniać restrykcyjne wymogi archiwizacyjne [2][3].

Podsumowanie

Podsumowując, standardowy okres przechowywania dokumentacji medycznej w Polsce wynosi 20 lat od ostatniego wpisu, jednak w wybranych przypadkach, takich jak zgony na skutek uszkodzenia lub zatrucia, jest to 30 lat. Dokumentacja dzieci do 2. roku życia przechowywana jest przez 22 lata, a skierowania – od 2 do 5 lat, w zależności od realizacji świadczenia [2][3].

Regularne i właściwe zarządzanie dokumentacją medyczną jest fundamentem bezpieczeństwa praw pacjentów oraz integralności systemu opieki zdrowotnej. Przestrzeganie powyższych zasad zapewnia zgodność z obowiązującym prawem i umożliwia odpowiedni dostęp do danych w razie potrzeby, zarówno dla pacjentów, jak i dla instytucji nadzorczych.

  Jak bezpiecznie przechowywać zdjęcia w erze cyfrowej?

Źródła:

  • [1] https://archiwum.rpp.gov.pl/dla-pacjenta/abc-praw-pacjenta/dostep-do-dokumentacji-medycznej-likwidacja-smierc-czas/
  • [2] https://www.ironmountain.com/pl-pl/resources/blogs-and-articles/h/how-long-is-the-retention-period-of-medical-documentation
  • [3] https://www.rynekzdrowia.pl/Prawo/Jak-dlugo-szpital-i-przychodnia-przechowuja-dokumentacje-medyczna-pacjenta-Sa-konkretne-terminy,237090,2.html
  • [4] https://medchart.pl/baza-wiedzy/przechowywanie-archiwizacja-i-niszczenie-dokumentacji-medycznej-oczami-prawnika