Jak długo należy przechowywać dokumenty pracownicze?

Jak długo należy przechowywać dokumenty pracownicze? To jedno z najważniejszych pytań dla każdego pracodawcy i działu kadr. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej zależą przede wszystkim od daty zatrudnienia pracownika oraz ewentualnych zmian w przepisach prawa. Wprowadzenie cyfrowej dokumentacji dodatkowo wpłynęło na stosowane procedury. Poniżej przedstawiamy pełną analizę najważniejszych kwestii związanych z tym tematem.

Podstawowe okresy przechowywania dokumentacji

Kluczowe terminy przechowywania dokumentów pracowniczych uzależnione są od daty rozpoczęcia stosunku pracy. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację należy przechowywać przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy [1][2][3]. Osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 r. objęte są obowiązkiem przechowywania dokumentów przez 50 lat [5][6]. W przypadku zatrudnienia w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. okres przechowywania wynosi również 50 lat, lecz może zostać skrócony do 10 lat po spełnieniu określonych warunków względem ZUS [4][5].

Statystyki potwierdzają, że w 2025 r. dokumentacja pracownicza zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. musi być przechowywana przez co najmniej 10 lat [1][3]. To podkreśla jak ważna jest świadomość zmieniających się przepisów i właściwe zarządzanie archiwum kadrowym.

Procesy i wyjątki wpływające na okres przechowywania

Proces przechowywania dokumentów pracowniczych może ulec wydłużeniu w określonych sytuacjach. Najczęściej dzieje się tak, jeśli toczy się postępowanie sądowe, a akta mogą stanowić istotny dowód w sprawie. Wówczas dokumentacja powinna być zachowana do czasu zakończenia postępowania, nawet jeśli przekracza to standardowe okresy określone ustawowo [3].

Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej są regularnie aktualizowane, aby nadążać za zmieniającymi się standardami europejskimi oraz postępem technologicznym, szczególnie w zakresie cyfrowej dokumentacji i archiwizacji elektronicznej [2].

Dokumentacja objęta obowiązkiem przechowywania

Obowiązek przechowywania dotyczy zarówno akt osobowych jak i dokumentacji płacowej. Zgodnie z przepisami są to wszystkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy, m.in. umowy, zaświadczenia, świadectwa pracy, dokumenty dotyczące wynagrodzeń i przebiegu zatrudnienia [6]. Każdy z tych dokumentów musi być przechowywany przez przewidziany okres, w zależności od daty rozpoczęcia stosunku pracy [5][6].

Podstawowy komponent dokumentacji, czyli akta osobowe i dokumentacja płacowa, obejmuje szczegółowo gromadzenie oraz przechowywanie danych zgodnie z obowiązującymi przepisami, a ich nieterminowe lub nieprawidłowe przechowywanie naraża pracodawcę na odpowiedzialność [5].

Zmiany w prawie i ich wpływ na okresy przechowywania

Wprowadzenie nowych przepisów w styczniu 2019 roku znacząco skróciło czas obowiązkowego przechowywania dokumentów dla nowozatrudnionych, zachowując jednocześnie dłuższe okresy przejściowe dla wcześniej zatrudnionych pracowników [2].

Możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 jest uzależniona od przekazania do ZUS określonych dokumentów wymaganych do ustalenia emerytury [4]. W praktyce oznacza to, że firmy powinny na bieżąco analizować swoją dokumentację pracowniczą i kontrolować spełnienie warunków formalnych dla skrócenia tego okresu.

Znaczenie poprawnego przechowywania dokumentacji pracowniczej

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej ma kluczowe znaczenie nie tylko z punktu widzenia zgodności z przepisami prawa pracy, ale także w kontekście bezpieczeństwa danych osobowych pracowników oraz możliwości obrony interesów firmy w razie sporów sądowych [3][5]. Dzięki dostosowaniu się do obowiązujących przepisów ogranicza się ryzyko nałożenia sankcji administracyjnych lub finansowych.

Systemowa archiwizacja, w tym elektroniczna, pozwala na uporządkowanie zbiorów i szybkie odnalezienie wymaganych dokumentów, co ma coraz większe znaczenie również w dobie cyfryzacji procesów kadrowych [2].

Podsumowanie kluczowych terminów przechowywania dokumentów

Najważniejsze z punktu widzenia każdego pracodawcy są trzy grupy:

• 10 lat – dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy [1][2][3].
• Do 10 lat – dla osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., przy spełnieniu wymogów wobec ZUS [4][5].
• 50 lat – dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. [5][6].

Modyfikacja okresów przechowywania może nastąpić w przypadku szczególnych okoliczności, takich jak postępowania sądowe lub zmiany prawa [3].

Źródła:

• [1] https://e-prawnik.pl/artykuly/terminy-przechowywania-akt-pracowniczych-od-2019-r-.html
• [2] https://vksiegowosc.com/blog/okresy-przechowywania-dokumentacji-pracowniczej-w-2025-roku
• [3] https://sklep.infor.pl/artykul-prowadzenie-i-przechowywanie-dokumentacji-pracowniczej-ogolne-zasady-i-obowiazki-pracodawcy
• [4] https://www.zus.pl/en/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta
• [5] https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/dokumentacja-pracownicza/dla-pracodawcow/
• [6] https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006930832,NOWOSC-w-Twoim-INFORLEX-Dokumentacja-kadrowa-2025-Zasady-prowadzenia-i-przechowywania.html