Komu można udostępnić dane osobowe pracownika bez jego zgody?

W poniższym artykule wyjaśnimy, komu można udostępnić dane osobowe pracownika bez jego zgody, wskażemy podstawy prawne oraz zasady postępowania administratora danych. Każdy fragment tekstu wnosi wartość i pozwala zrozumieć kluczowe zagadnienia.

Podstawy prawne udostępniania danych osobowych pracownika

Przepisy RODO oraz Kodeksu pracy określają sytuacje, w których możliwe jest przetwarzanie danych osobowych pracownika bez zgody. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciąży na administratorze.

Wewnętrzne regulaminy oraz umowy zbiorowe mogą przewidywać zakres przekazywania danych, jednak zawsze muszą respektować prawo wyższego rzędu. Niezbędne jest jednoznaczne wskazanie celu i podstawy prawnej takiego przetwarzania.

Odbiorcy danych osobowych pracownika bez zgody

Dane osobowe pracownika mogą być przekazywane organom państwowym, np. Inspekcji Pracy czy ZUS, gdy wymaga tego prawo. Innym odbiorcą jest sąd lub prokuratura, jeśli toczy się postępowanie, w którym pracownik jest stroną.

Ponadto firmy zewnętrzne obsługujące kadry i płace działają jako podmioty przetwarzające. Administrator musi zawrzeć z nimi odpowiednią umowę powierzenia, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.

Procedury i obowiązki administratora

Administrator danych jest zobowiązany do wdrożenia polityki bezpieczeństwa oraz rejestracji czynności przetwarzania. W procedurach powinno znaleźć się określenie, kto i na jakiej podstawie przekazuje czy odbiera dane osobowe pracownika.

W rozmowie „Pracodawca: Czy możemy wysłać listę pracowników do ZUS bez zgody? Radca prawny: Tak, jeżeli wymaga tego prawo” widać, że kluczowe jest odniesienie do odpowiedniego przepisu. Komunikacja powinna być jasna i udokumentowana.

Ochrona praw pracownika i odpowiedzialność

Pracownik ma prawo wglądu do swoich danych oraz sposób ich przetwarzania. Brak należytej ochrony może skutkować sankcjami administracyjnymi i roszczeniami odszkodowawczymi.

Administrator ponosi odpowiedzialność za naruszenia, dlatego weryfikacja odbiorców, zabezpieczenia techniczne i organizacyjne są niezbędne. Każdy etap przekazywania danych osobowych pracownika powinien odbywać się zgodnie z RODO.

Podsumowanie

Udostępnianie danych osobowych pracownika bez jego zgody jest dopuszczalne wyłącznie na podstawie przepisów prawa i w jasno określonych celach. Znajomość regulacji, odpowiednie procedury oraz właściwe zabezpieczenia minimalizują ryzyko naruszeń i chronią interesy zarówno pracodawcy, jak i pracownika.