Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza muszą być przechowywane przez 10 lat lub 50 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. O długości decyduje data zatrudnienia oraz to, czy pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA. Od 2019 roku standardem jest 10 lat, a 50 lat dotyczy przypadków sprzed 1999 roku oraz okresu 1999–2018 bez raportu RIA [1][2][3][5].
Jak długo pracodawca musi przechowywać akta osobowe pracowników?
Podstawowy okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Krótszy okres stał się możliwy dzięki elektronizacji dokumentacji i wprowadzeniu raportu informacyjnego ZUS RIA [1][2][3][4].
Dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018 domyślnie obowiązuje 50 lat. Okres można skrócić do 10 lat, jeżeli pracodawca złoży raport RIA i wymagane oświadczenie. Brak raportu utrzymuje 50 lat przechowywania [2][3][5].
W przypadku zatrudnienia rozpoczętego przed 1 stycznia 1999 roku dokumentację należy przechowywać 50 lat. Zasada ta dotyczy zarówno akt osobowych, jak i pozostałej dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy [1][2][3].
W 2026 roku obowiązują te same okresy, z silnym naciskiem na rozwiązania elektroniczne oraz formalne warunki skrócenia dla zatrudnionych w latach 1999–2018 po spełnieniu wymogów raportowych [2][4][5].
Czym są akta osobowe i dokumentacja pracownicza?
Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy, w tym dokumentację płacową. Akta osobowe dzielą się na pięć części A B C D E. Każda część gromadzi inny zakres danych i pism kadrowych odpowiednich dla przebiegu zatrudnienia [4][6].
Do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy należą między innymi listy płac i kartoteki wynagrodzeń, które przechowuje się razem z aktami w okresach właściwych dla danej osoby zatrudnionej. Zasady te obejmują zarówno formę papierową, jak i elektroniczną zgodnie z wprowadzonymi standardami e-akt [4][6].
Od czego zależy 10 lub 50 lat?
Kluczowe znaczenie mają trzy elementy. Po pierwsze data nawiązania stosunku pracy. Po drugie złożenie przez pracodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA. Po trzecie kompletne dopełnienie formalności związanych z przekazaniem danych ubezpieczeniowych. Dla zatrudnienia od 2019 roku okres wynosi 10 lat. Dla lat 1999–2018 jest to 50 lat chyba że złożono RIA co pozwala skrócić do 10 lat. Dla zatrudnienia przed 1999 rokiem obowiązuje 50 lat [2][3][5].
Raport ZUS RIA musi zostać złożony w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy. Niezłożenie raportu blokuje skrócenie i utrzymuje 50 lat przechowywania. Elektronizacja akt od 2019 roku umożliwiła szerokie zastosowanie 10-letniego okresu bez uszczerbku dla kompletności danych emerytalnych i chorobowych pracowników [2][4][5].
Jak liczyć bieg okresu przechowywania?
Termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Zasada ta dotyczy zarówno 10-letniego jak i 50-letniego okresu. Jednolite liczenie upraszcza kontrolę terminów oraz planowanie migracji dokumentacji między archiwum bieżącym a archiwum historycznym [1][4][5].
W trakcie toczącego się postępowania sądowego dotyczącego stosunku pracy bieg terminu ulega wydłużeniu. Po otrzymaniu informacji o postępowaniu pracodawca powinien zapewnić dalsze przechowywanie co najmniej o 12 miesięcy ponad podstawowy termin aby zachować dostępność materiału dowodowego i integralność danych [5].
Ile czasu na złożenie raportu ZUS RIA?
Raport informacyjny ZUS RIA należy złożyć w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy. Dochowanie tego terminu jest warunkiem skrócenia 50 lat do 10 lat dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018. Przekroczenie terminu lub brak raportu skutkuje brakiem możliwości skrócenia okresu przechowywania [2][3][5].
W jakich warunkach przechowywać dokumentację?
Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą w warunkach gwarantujących poufność integralność i dostępność. Wymogi te odnoszą się do ochrony przed nieuprawnionym dostępem utratą danych i ich uszkodzeniem a także do zapewnienia możliwości sprawnego udostępnienia uprawnionym osobom [3][4].
Dozwolone jest przechowywanie w postaci elektronicznej zgodnej z przepisami o e-aktach. Elektronizacja wspiera utrzymanie odpowiednich standardów bezpieczeństwa i sprzyja stosowaniu 10-letniego okresu po spełnieniu wymogów sprawozdawczych wobec ZUS [3][4][5].
Jakie są obowiązki po upływie okresu przechowywania?
Po upływie 10 lub 50 lat pracodawca powinien udostępnić byłemu pracownikowi dokumentację do odbioru. Wydanie powinno nastąpić do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania. Jeżeli dokumenty nie zostaną odebrane pracodawca jest zobowiązany do ich zniszczenia po upływie 12 miesięcy z zachowaniem zasad bezpieczeństwa informacji [1][2][3][4].
Jeżeli odbiór nie jest możliwy należy przeprowadzić zniszczenie w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych osobowych. W całym procesie pracodawca musi utrzymać poufność oraz integralność informacji aby zrealizować obowiązki wynikające z prawa pracy i ochrony danych [3][4].
Czy można przechowywać akta osobowe wyłącznie elektronicznie?
Tak. Przepisy dopuszczają pełną postać elektroniczną pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących odwzorowania cyfrowego jakości danych oraz ich bezpieczeństwa. W praktyce e-akta stanowią dominujący kierunek rozwoju a rozwiązania te są przewidziane w aktualnych wytycznych administracji i organów nadzoru [2][3][4][6].
Elektroniczna postać ułatwia spełnianie wymogów dotyczących trwałości oraz dostępności a także wspiera realizację krótszego 10-letniego okresu dzięki złożeniu raportu ZUS RIA dla właściwych roczników zatrudnienia [2][4][5].
Co obejmuje dokumentacja płacowa i gdzie ją przypisać?
Dokumentacja związana z wynagrodzeniami obejmuje między innymi listy płac oraz kartoteki wynagrodzeń. Stanowi część dokumentacji pracowniczej i podlega przechowywaniu w tych samych przedziałach czasowych które wynikają z daty zatrudnienia oraz dopełnienia obowiązków raportowych ZUS. Powinna być zarządzana spójnie z aktami osobowymi oraz udostępniana i niszczona zgodnie z jednolitymi procedurami [4][6].
Podsumowanie
Jeśli zatrudnienie rozpoczęło się od 2019 roku pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe przez 10 lat licząc od końca roku ustania stosunku pracy. Dla lat 1999–2018 okres wynosi 50 lat chyba że złożono raport ZUS RIA co pozwala skrócić do 10 lat. Dla zatrudnienia sprzed 1999 roku okres zawsze wynosi 50 lat. Po upływie terminów należy wydać dokumenty byłemu pracownikowi a następnie zniszczyć je po 12 miesiącach jeżeli nie zostaną odebrane. W całym cyklu należy zapewnić poufność integralność i dostępność danych. W 2026 roku zasady pozostają niezmienione z priorytetem dla e-akt [1][2][3][4][5][6].
Źródła:
- [1] https://rkrodo.pl/okres-przechowywania-dokumentacji-pracowniczej/
- [2] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-akta-osobowe-nowe-okresy-przechowywania-od-2019-roku
- [3] https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe
- [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-okresy-przechowywania-dokumentacji-pracowniczej
- [5] https://kadromierz.pl/blog/okres-przechowywania-dokumentacji-pracowniczej/
- [6] https://www.pip.gov.pl/files/127/Dla-pracodawcow/415/dokumentacja-pracowniczap22901.pdf
Fotolinea.pl to nowoczesny portal informacyjny działający pod hasłem „Wyraźna linia Twoich zainteresowań”. Dostarczamy rzetelne i inspirujące treści z różnych dziedzin życia, łącząc profesjonalizm z praktyczną wiedzą. Nasz zespół ekspertów każdego dnia pracuje nad tym, by zapewnić czytelnikom wartościowe materiały wspierające ich rozwój osobisty i zawodowy.