Jak długo firmy mogą przechowywać nasze dane osobowe?

Wprowadzenie do przechowywania danych osobowych przez firmy

Przechowywanie danych osobowych przez firmy jest regulowane przez jasno określone przepisy prawne. Najważniejszym aktem w tej kwestii na terenie Unii Europejskiej jest RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), które narzuca zasadę ograniczonego czasu przechowywania danych do minimum niezbędnego do realizacji celu ich zbierania. W praktyce oznacza to, że firmy nie mogą przechowywać naszych danych dowolnie długo – każde działanie w tym zakresie musi być uzasadnione i odpowiednio udokumentowane.

Zrozumienie, jak długo firmy mogą przechowywać nasze dane osobowe, wymaga poznania podstawowych pojęć oraz procesów, które determinują ten okres. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie zasady muszą być respektowane, jakie obowiązki spoczywają na administratorach danych oraz jakie wyjątki dopuszczają dłuższe przechowywanie informacji.

Podstawowa zasada przechowywania danych osobowych

Fundamentem regulującym czas przechowywania danych osobowych jest zasada, że mogą one być przetwarzane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Oznacza to, że cel przetwarzania danych jest punktem wyjścia dla ustalenia okresu ich retencji. Każda firma musi jasno określić, w jakim celu gromadzi dane – czy chodzi o realizację umowy, rozliczenia, obsługę klienta czy inne działania.

Administrator danych ma obowiązek nie tylko sprecyzować cel, ale również zastosować zasadę minimalizacji, czyli przechowywać jedynie te dane, które są niezbędne do osiągnięcia tego celu. Przechowywanie dodatkowych lub nieistotnych danych jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami.

Po zakończeniu realizacji danego celu dane powinny być usunięte lub zanonimizowane. Usunięcie oznacza trwałe pozbawienie danych formy umożliwiającej identyfikację osoby, natomiast anonimizacja polega na przekształceniu danych tak, by nie można było przypisać ich do konkretnej osoby, przy jednoczesnym zachowaniu ich wartości archiwalnej lub statystycznej.

Proces ustalania czasu przechowywania danych

Procedura ustalania okresu przechowywania to wieloetapowy proces. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celu przetwarzania danych. Bez tego jasno określonego celu nie jest możliwe właściwe określenie czasu retencji.

Następnie administrator dokonuje analizy wymagań prawnych, które mogą wpływać na minimalny lub maksymalny okres przechowywania danych. Przepisy lokalne, takie jak Kodeks pracy, mogą mieć dodatkowe regulacje – przykładem jest obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat po zakończeniu zatrudnienia dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku.

Na tej podstawie określa się minimalny i maksymalny czas przechowywania. Po określeniu okresu należy wdrożyć odpowiednie procedury, które zapewnią usunięcie lub anonimizację danych po upływie wskazanego czasu.

Zabezpieczenia i obowiązki administratora danych

Przechowywanie danych wiąże się nie tylko z obowiązkiem ich ograniczonego czasowo przetwarzania, ale także z koniecznością zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń danych przez cały okres ich retencji. Administrator danych musi stosować środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub uszkodzeniem.

Obowiązek ten jest niezwykle ważny, ponieważ im dłuższy czas przechowywania danych, tym większe ryzyko naruszenia ich bezpieczeństwa. Dlatego w praktyce coraz częściej wdraża się nowoczesne rozwiązania, takie jak automatyzacja procesów usuwania czy anonimizacji danych.

Firmy wykorzystują również archiwizację w chmurze, która umożliwia bezpieczne, długoterminowe przechowywanie danych o charakterze archiwalnym lub historycznym z zachowaniem wysokiego poziomu zabezpieczeń.

Wyjątki i specjalne sytuacje przechowywania danych

Mimo że podstawowa zasada stanowi o ograniczonym czasie przetwarzania, w wyjątkowych przypadkach dopuszcza się dłuższe przechowywanie danych. Dotyczy to sytuacji, gdy jest to uzasadnione celami archiwalnymi w interesie publicznym, historycznymi lub naukowymi.

W takich sytuacjach obowiązuje jednak konieczność stosowania adekwatnych zabezpieczeń oraz przestrzegania wszystkich innych regulacji dotyczących ochrony danych. Dłuższy okres retencji nie może stanowić pretekstu do nadużywania danych ani prowadzić do ich nieuzasadnionego wykorzystywania.

Aktualne trendy w przechowywaniu danych osobowych

Zarządzanie danymi osobowymi podlega stałemu rozwojowi, a wraz ze wzrostem świadomości konieczności ochrony prywatności rosną wymagania dotyczące transparentności wobec klientów i pracowników. Firmy coraz częściej wdrażają narzędzia do automatyzacji procesów usuwania i anonimizacji danych, co zwiększa zgodność z przepisami i redukuje ryzyko błędów.

W obliczu rosnącej roli technologii, popularnym rozwiązaniem jest przechowywanie archiwalnych danych w chmurze, która gwarantuje odpowiednie standardy bezpieczeństwa i dostępności danych. Z kolei organy nadzoru konsekwentnie egzekwują stosowanie zasady minimalizacji czasu przechowywania, nakładając kary za niezgodne z prawem przedłużanie okresów retencji.

Podsumowanie

Firmy mogą przechowywać nasze dane osobowe tylko przez czas niezbędny do realizacji jasno określonego celu. Zasada ta wynika z przepisów RODO i musi być respektowana bez wyjątku, pod groźbą sankcji. Po osiągnięciu celu dane muszą zostać usunięte lub zanonimizowane, a cały proces powinien przebiegać z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń.

Administrator danych odpowiada za ustalenie i uzasadnienie okresu retencji, kierując się zarówno przepisami ogólnymi, jak i szczegółowymi regulacjami krajowymi, np. dotyczącymi pracowników. W wyjątkowych sytuacjach dopuszczalne jest dłuższe przechowywanie danych, jednak zawsze pod ścisłą kontrolą i z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.

W dobie rosnących wymagań i technologicznego rozwoju, zarządzanie danymi osobowymi staje się coraz bardziej transparentne i zautomatyzowane, co przekłada się na skuteczniejszą ochronę naszych informacji i większe zaufanie do firm je przetwarzających.